Tecnologia: Reis Advogados impulsiona gestão com software próprio

O escritório Reis Advogados assumiu importantes compromissos de desenvolvimento tecnológico, alinhados aos objetivos de planejamento estratégico, refletindo diretamente nos processos e governança de dados para auxiliar na tomada de decisões estratégicas.

Desenvolver internamente ou buscar soluções de mercado? Não há certo ou errado. A resposta a esse dilema muito comum exige compreender o momento do escritório, avaliar os processos e, principalmente, os recursos disponíveis.

No caso do Reis Advogados, optamos por desenvolver internamente aquilo que está ligado aos elementos chave do escritório – softwares de gestão de processos e acordos.

Em 2017, iniciamos um projeto cujo objetivo principal era uma nova forma de gestão integrada de todos os prazos do escritório, fossem judiciais ou administrativos. Partindo dessa premissa, identificamos vários projetos periféricos que estavam sendo conduzidos de forma autônoma e independente em diversas áreas. Por meio de integração, gestão, liderança e estratégia, direcionamos todas as forças em um mesmo sentido, de modo que um único projeto passasse a nortear todas as demais frentes do escritório.

O ganho foi exponencial no gerenciamento, mas, principalmente, em resultados. Como objetivos secundários, ganhamos no desenvolvimento de experimentos, prospecção de boas práticas e ferramentas, difusão da cultura e novas habilidades, além de fomentar redes de inovação. Com metodologias ágeis, de forma contínua e com entregas rápidas, o projeto combina gestão de prazos, ciência de dados, design de serviços, automação, inteligência artificial e inovação.

Alguns exemplos: automação de 100% de todo o fluxo de captura de distribuição de intimações; cadastramento automático de processos com agendamento de audiências e prazos; automação de 100% de protocolos digitais no Estado de São Paulo e em expansão para os demais Estados. Todos desenvolvidos internamente, com uma equipe de profissionais de diferentes áreas, mas em busca de um único objetivo.

Dessa forma, todos decidem, em conjunto, o principal objetivo destinado à transformação dos processos, os fluxos de trabalho e, especialmente, o uso da tecnologia para tarefas repetitivas e volumosas. Nesse contexto, estar aberto ao uso de metodologias se torna essencial ao processo.

Pelo dinamismo do nosso mercado, o projeto literalmente se tornou um organismo vivo dentro do escritório Reis Advogados, sempre incorporando componentes novos a serem desenvolvidos. Você começa a trabalhar para completar uma lista de entregas quando outras entregas são “descobertas”.

Ao contrário do desenvolvimento tradicional de produtos, que geralmente envolve um longo e pensativo período de incubação e busca pela perfeição do produto, o uso de metodologias ágeis permite que se faça a divisão do escopo do projeto e suas entregas em partes menores e mais facilmente gerenciáveis. De modo que cada entrega incorpore a outra e, ao final, estejam definidas no nível de pacotes de trabalho.

Com uma equipe profissional de Tecnologia da Informação (TI) atuando diretamente no escritório, conseguimos ter um controle total das atividades, além de gerar sinergia, proximidade e afinidade das áreas, o que beneficia a execução e controle das ações. Isso foi e está sendo fundamental, ainda mais quando o objetivo é enfrentar desafios complexos, como o que o nosso mercado está passando.

Kleber Secatto, Gerente de Controladoria Jurídica
Rafael Zanin, Gerente de Tecnologia